促進管理升級•實現行業(yè)領先

——貴州積廚創(chuàng)造食品有限公司信息化建設記實

企業(yè)簡介:

貴陽積廚創(chuàng)造食品有限公司（前身貴州隆之源新奇特餐飲原料商行）創(chuàng)立于2006年，在公司董事長楊承宇先生的帶領下，公司團隊依靠“銳意進取、開拓創(chuàng)新、誠信經營”的經營理念，集新奇特餐飲原料產品研發(fā)、產品推廣、銷售、菜譜制作、餐飲文化傳播等為一體，覆蓋產品設計研發(fā)、零售、批發(fā)、連鎖加盟、配送等業(yè)態(tài)，5年內迅速從一個不足20平米的小門店發(fā)展成貴州省及西南地區(qū)餐飲原料凍品銷售行業(yè)的龍頭企業(yè)，年銷售額近億元。目前擁有物流配送中心3個（貴陽、武漢、濟南）、自營樣板門店3個、加盟門店30多個，全國經銷商和客戶3000多家，擁有的產品商標品牌及專利10多項。

信息化建設之路:

在企業(yè)創(chuàng)立之初，楊承宇先生就非常重視學習優(yōu)秀的經營管理之道和應用先進的管理工具。在公司還是一個小門店的時候，就購買過一個單機版的小型管理軟件，并隨著企業(yè)的發(fā)展不斷的升級擴展，截止2013年初前后投入近20多萬元用于信息系統(tǒng)的硬件與軟件建設。但隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，門店、物流配送中心、加盟商、客戶等越來越多，人員從最開始的幾人擴展到2012年的90多人的團隊，急需從初創(chuàng)時的“個體商戶式的粗放管理向公司化的精細化和標準化管理”過度，如何實現統(tǒng)一的客戶價格銷售政策、如何建立健全財務內控體系、如何對各個部門進行業(yè)績考核評價、如何建立規(guī)范的管理流程等成為制約企業(yè)進一步發(fā)展和健康成長的重要環(huán)節(jié)，這都急需快速建立和完善。

將信息化管理進行到底

“我們認識到對公司心進行信息化深化改革，發(fā)掘和提升管理已變得刻不容緩，完善信息化是我們遲早都要邁過的一道坎兒。”楊承宇回憶，在走出這艱難的第一步后，既然沒有回頭的可能性，他索性就帶著大家走到底，進行信息化管理的“徹底革命”。          

大家都摩拳擦掌，躍躍欲試！楊承宇決心帶領他的團隊對企業(yè)進行深入管理，他們的目標很明確：銷售價格管控、實時庫存管控、門店收銀管控、采購防斷貨管控、客戶信息安全管控、財務往來結算管控、財務成本管控也業(yè)績報表綜合分析。

2013年上半年經過多方的選型和比較，最終選定國內知名軟件“用友暢捷通T+”作為公司管理軟件新的平臺系統(tǒng)，暢捷通貴州區(qū)最佳口碑服務商“貴州博軟科技”作為實施顧問。通過2個月的業(yè)務調研、流程梳理、基礎數據準備和1個多月的培訓輔導，T+系統(tǒng)最終于2013年8月底正式上線整體運行。

上線應用模塊有：財務總帳、UFO財務報表、現金銀行、資產管理、采購管理、銷售管理、倉儲管理、往來管理、手機移動應用等，實現了公司門店批發(fā)零售、物流配送、經銷與加盟連鎖、菜譜制作等各業(yè)務板塊與財務的一體化管理，每天公司有50%以上的人員借助系統(tǒng)來完成日常工作。

關鍵應用總結:

貴州積廚創(chuàng)造的T+軟件系統(tǒng)的關鍵應用如下8個關鍵點：

1.銷售價格管控：

• 應用前：——各個門店、物流中心各自為政，對客戶沒有統(tǒng)一的價格管控，業(yè)務人員、店員隨意打折權限過大！時常出現：為了爭搶源，同一個客戶到不同的門店購買同樣商品價格不一致、贈品隨意發(fā)放、負毛利銷售商品等混亂現象。即影響的公司整體的信譽也存在嚴重的管理漏洞！

• T+系統(tǒng)：——公司統(tǒng)一價格管理，并有系統(tǒng)嚴格控制；通過公司化的價格體系管理，首先針對不同的客戶類型（普通零售客戶、重點零售客戶、經銷商、特約商、加盟商等）制定不同的價格等級，分類制定價格政策，統(tǒng)一價格優(yōu)惠口徑；其次設置最底價值控制，避免負毛利或超低毛利銷售；最后上收價格設置權限，由公司專人負責價格管理設置，逐步取消店員的價格權限，最終實現價格的公司化管控，避免各自為政和管理漏洞。

2.時實庫存管控：

• 應用前：——銷售單據在開單人員開出后（開的草稿），交由庫存發(fā)貨。已發(fā)貨的單據交到公司在第二天由財務人員進行審核后，轉為正式單據！一方面庫存數據滯后，無法獲取當天的庫存數據；二是負責管理貨品的庫管只管發(fā)貨，沒有承擔庫存管理帳實相符的責任，發(fā)貨確認放到了財務，導致庫管責任心不強，庫存損耗較高。

• T+系統(tǒng)：——通過重新梳理和調整業(yè)務流程，取消了銷售草稿，把庫存發(fā)貨及審核確認重新放回庫管人員（要明確的是如何保證庫管人員的責任落地，有沒有監(jiān)督或其它環(huán)節(jié)和對得流程？），一方面實現了實時庫存的管理；二方面提高了庫管人員的職責，即要保證發(fā)貨準確，也要保證帳實相符。第三還通過，系統(tǒng)提供的“可用量”功能，記錄“開單暫存、開單收款暫不提貨”等預計出庫量，合理的安排銷售發(fā)貨，提高了發(fā)貨準確度和客戶滿意度。上線1個月后，公司的9月份的發(fā)貨量（發(fā)貨筆數）提高了12%。

3.門店收銀管控：

• 應用前：——因為自營門店在批發(fā)市場內，即承擔終端客戶零售也進行批發(fā)配貨，即有現金交易也存在掛帳銷售，收到營業(yè)款項即有當天的銷售款，也有歷史的欠款收回；而且還存在同市場調貨零星采購的坐支現金和定期結算付款等各類銷售及收付款混合在一起，增加了門店收銀資金的管控難度。

• T+系統(tǒng)：——通過T+系統(tǒng)的銷貨單（現結與賒銷掛帳）、收款單（收回歷史欠款）、進貨單（現結與賒購掛帳）、付款單（支付歷史欠款）等單據，準確的記錄和區(qū)分“銷售開單、現結收款、掛帳賒欠、收回歷史欠款、零星市場采購、現金采購現結、采購掛帳定期結算”，并提供對應的統(tǒng)計報表！大大方便門店收銀核對與財務稽核，避免了門店營業(yè)款管理的失控和漏洞！財務部門對各門店的營業(yè)收銀繳款核對，從之前時間2個小時，提高到1個小時不到，節(jié)約了50%的時間。

4.采購防斷貨管控：

• 應用前：——因庫存數據不及時、不準確，無法掌握實時的庫存數據，又考慮到食品的保質期和不方便退換貨等原因，采購人員在采購下單時只有采取小批量多次采購等方式。但因為涉及到幾千個單品，經常出現采購不及時或采購量不合理導致的斷貨，嚴重影響了門店銷售與客戶滿意度及忠誠度。

• T+系統(tǒng)：——通過優(yōu)化和調整業(yè)務流程，實現了實時的庫存管理并且通過“安全庫存自動預警”功能，對各類商品設置“安全庫存”并自動提醒采購人員，極大的避免了“門店斷貨”。上線1個月后，公司的9月份的總體營業(yè)額提高了10%創(chuàng)歷史新高。

5.客戶信息安全管控：

• 應用前：——客戶是企業(yè)經營之本，獲取新客戶企業(yè)付出了巨大的前期成本，因此“客戶數據”是企業(yè)的核心資源和重要財富。但隨著企業(yè)人員的擴展和逐步的專業(yè)化內部分工，越來越多的各類員工都會接觸到企業(yè)的這個“核心資源”并且在不斷的完善和補充這個資源。如何在不影響正常經營的前提下，保護企業(yè)的這個“核心資源”，避免大批量的客戶數據泄漏，是公司老總非常頭痛的問題。

• T+系統(tǒng)：——T+通過多種機制最大限度的降低客戶數據泄露的風險。一方面通過功能權限設置，設定哪些人能“查詢、打印”客戶數據，嚴控“成批導出”客戶數據；二是功能數據權限，進一步劃分和細化接觸客戶的范圍，例如：貴陽的門店只能查詢“貴州地區(qū)”的客戶，省外的客戶由專門的物流中心人員查詢。避免無關人員接觸特定的客戶數據。三是通過U盾提高進去系統(tǒng)的人員安全限制，避免離職員工或外部人員非法登陸系統(tǒng)。

6.財務往來結算管控：

• 應用前：——公司的各類往來單位幾千家，涉及到零售、配送、批發(fā)、加盟等各類銷售形式，付款方式（現金付款、先款后貨、先貨后款、月結、滾單、壓單、物流公司代收等）多種多樣，因凍品行業(yè)保質期、儲存條件等限制，而且很多客戶都是小批量多頻率的購買。面對每月上萬筆，堆積如山的銷售和發(fā)貨單據，如何準確的核算往來應收應付款，保證不漏單、不錯單、及時催收款項就是財務部門工作重點和難點。

• T+系統(tǒng)：——通過T+業(yè)務財務一體化的管理和財務自動化核算平臺，把財務部門的工作重心從“日常核算”轉移到對“業(yè)務部門業(yè)務單據的稽核與督導”上來，只要確保了業(yè)務部門單據的及時、準確、規(guī)范性，財務數據定期依據業(yè)務單據自動生成，在確保往來結算準確性的前提下，大大減輕了財務的工作量，為財務工作重點從“事后發(fā)現問題”向“事前預防問題”轉變提供了基礎，T+系統(tǒng)上線后1個月的“當月銷售應收賬款回收率”從70%左右提高到了86%。

7.財務成本管控：

• 應用前：——原來公司的管理系統(tǒng)只適合“個體商戶”的簡單收支管理模式，沒有健全規(guī)范的財務功能模塊。在直接成本方面（例如：運費、贈品等）沒有直接分攤在對應的采購業(yè)務或銷售業(yè)務上，導致銷售毛利分析不準確；在間接費用成本方面（例如：房租、固定資產、營業(yè)設備購置費用、裝修費用等）無法提供間接費用的自動分攤，導致在成本分析及管控方面，缺乏數據基礎，無法對各個獨立業(yè)務部門的經營成果進行考核與評價，根本就談不上成本控制與管理。

• T+系統(tǒng)：——在直接成本方面，通過直接成本與直接費用、贈品等的合理分攤與處理，在銷售業(yè)務發(fā)生后，準確及時的自動計算成本并實現銷售毛利分析。第二在間接成本方面，提供各類銷售費用分攤與核算，同時房租、固定資產、營業(yè)設備購置費用、裝修費用等通過資產管理模塊，自動按月進行分攤，準確的計算公司整體及各個獨立考核的業(yè)務部門的利潤貢獻。為公司對業(yè)務部門進行業(yè)績評價和考核提供了數據基礎。

8.業(yè)績報表分析：

• 應用前：——原來公司使用的管理系統(tǒng)只能提供簡單的收支報表，無法提供規(guī)范的“資產負債表、公司利潤表、部門利潤表、費用明細表”等各類財務報表；在現金銀行方面，只能提供現金銀行的流水帳，日記帳無法調整日期排序順序等，極大的制約的規(guī)范化、企業(yè)化管理的推行。

• T+系統(tǒng)：——在業(yè)務報表方面，提供銷售類、庫存類、采購類、往來及收付款、現金銀行類等各類直接業(yè)務報表。在財務報表方面，通過財務相關模塊，提供了規(guī)范的財務帳簿（日記帳、明細帳、三欄帳、多欄帳、輔助帳等）和“資產負債表、公司利潤表、部門利潤表、費用明細表”財務會計報表。為企業(yè)的經營管理從“個體商戶”向“企業(yè)化”轉變提供了基礎。

后記：

在回顧信息化的應用益處時，楊承宇先生表示：“從我這看，上暢捷通T+好處有二點：1、業(yè)務順暢，效率提升，管理簡單；2、信息快，公司管理更透明了。你們說，這難道還不值得欣慰嗎？”

貴陽積廚創(chuàng)造食品有限公司借助“暢捷通T+”打通企業(yè)管理癥結，在大力推行信息化的同時，自身也獲取了非常大的收益，這難道不值得更多的同行們借鑒嗎？