用友T+工作圈幫助福州跨越貿(mào)易一鍵搞定退貨管理難題
福州跨越貿(mào)易有限公司2010年07月26日成立，位于海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科研中心，經(jīng)營(yíng)范圍包括批發(fā)預(yù)包裝食品、日用百貨、針紡織品、五金交電、文化用品、辦公用品的批發(fā)、代購代銷；會(huì)議及展覽服務(wù)、企業(yè)形象策劃、文化交流活動(dòng)策劃等。經(jīng)過多年來的運(yùn)營(yíng)和擴(kuò)大，企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)了比較嚴(yán)重的難題。
管理痛點(diǎn)：
一、退貨管理難、亂
為了提升客戶滿意度、簡(jiǎn)化退貨流程，“跨越貿(mào)易”推行過很多管理策略。他們?cè)谵k公室外墻上豎起一個(gè)白板來統(tǒng)計(jì)提退貨品類、日期，以此來提醒大家；針對(duì)外阜的貨品，物流配送到市區(qū)后“跨越貿(mào)易”會(huì)安排專人去提貨，拿到貨品的業(yè)務(wù)員再將后續(xù)需注意的問題一一交代清楚。然而，隨著公司業(yè)務(wù)得不斷擴(kuò)大，貨品的調(diào)換、退貨業(yè)務(wù)流程也在經(jīng)常產(chǎn)生，甚至每周都會(huì)發(fā)生。
讓“跨越貿(mào)易”陳總更憂心的是，食品貿(mào)易注重快速發(fā)展、快速退出和快速周轉(zhuǎn)。任何鏈接都會(huì)延遲，整個(gè)交易都有丟失的風(fēng)險(xiǎn)。有時(shí)一個(gè)大客戶可能會(huì)丟失。此外，成千上萬種食品都有各自的保質(zhì)期和相應(yīng)的庫存管理。這也是一個(gè)復(fù)雜的問題。當(dāng)遇到困惑的顧客時(shí)，他們會(huì)拿過期的食物要求退貨...依靠原始的白板來記錄商品的信息，會(huì)有錯(cuò)誤，而且業(yè)務(wù)員、倉庫保管員和客服的對(duì)接更容易出錯(cuò)。陳總也嘗試過借助管理軟件，只是上一家軟件公司的系統(tǒng)經(jīng)常常不平穩(wěn)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不正確偶有產(chǎn)生、且技術(shù)工程師服務(wù)項(xiàng)目不立即。
二、票據(jù)管理繁瑣、容易出差錯(cuò)
“跨越貿(mào)易”的辦公室里，經(jīng)常出現(xiàn)以下場(chǎng)景：
負(fù)責(zé)與業(yè)務(wù)員對(duì)接涉及訂貨、發(fā)貨、開票的各類事情，但開票時(shí)不能聯(lián)系業(yè)務(wù)人員。負(fù)責(zé)開票，同時(shí)將賬單郵寄到超市，因?yàn)橛涃~部門不需要與業(yè)務(wù)員明確具體信息，避免開錯(cuò)票，再次退貨的情況。類似的場(chǎng)景和事項(xiàng)提醒已經(jīng)貼遍了“跨越貿(mào)易”的大半個(gè)白板，業(yè)務(wù)人員筆記上記錄的都是類似事情。
單據(jù)管理方法看起來簡(jiǎn)易，其實(shí)繁雜又非常容易出現(xiàn)偏差，不僅多方面溝通交流、又涉及到開稅票額度，一對(duì)一電話溝通交流說來不精確、二是不可以立即意見反饋需獨(dú)特紀(jì)錄跟蹤，事兒多了非常容易忘掉，危害顧客滿意度。
解決方案：
一、用友T+退貨管理搭配工作圈圈子，退貨流程清晰規(guī)范
他們用T+做品類管理、批號(hào)保存期進(jìn)銷存系統(tǒng)，確保內(nèi)控管理的井然有序開展；在發(fā)貨時(shí)，“跨越貿(mào)易”會(huì)選擇近效期發(fā)貨，在工作圈創(chuàng)建“客戶商超圈”，創(chuàng)建營(yíng)銷協(xié)作溝通交流，有一切難題隨時(shí)隨地在圈子發(fā)信息并@給有關(guān)工作人員陳總說，就這2個(gè)動(dòng)作，讓“跨越貿(mào)易”在客戶間的口碑增色不少；
當(dāng)產(chǎn)生退換貨時(shí)，假如對(duì)不清有什么貨品，她們會(huì)依靠用友軟件T+系統(tǒng)軟件查尋貨物批號(hào)進(jìn)銷存軟件賬歸屬于哪家批號(hào)、哪張票據(jù)、實(shí)際類目是啥，再也不能出現(xiàn)亂貨難題；
在退貨審批時(shí)，不管經(jīng)理、業(yè)務(wù)員是不是在外出差，他們都會(huì)用工作圈來隨時(shí)隨地完成T+審批；原本2天才能走完的流程，現(xiàn)在10分鐘就搞定了！
涉及退貨原因說明及各種協(xié)調(diào)時(shí)，他們?cè)?ldquo;客戶商超圈”分主題風(fēng)格溝通交流內(nèi)外協(xié)作，應(yīng)急難題進(jìn)行會(huì)議電話，多方面一起會(huì)話溝通交流，再擔(dān)心的難題，一打電話就給處理了！
二、用任務(wù)來做票據(jù)管理，省時(shí)省心
應(yīng)用用友T+工作圈后，在開稅票的清單、總數(shù)和額度上，在T+上立即建立送貨信息內(nèi)容和實(shí)際清單，一起在工作圈進(jìn)行閑聊，創(chuàng)建溝通交流紀(jì)錄，出現(xiàn)難題時(shí)可以及時(shí)處理。顧客涉及到心急開稅票需與業(yè)務(wù)員融洽明確，她們會(huì)在工作圈“每日任務(wù)”倒推開票郵遞截至?xí)r間做提示，業(yè)務(wù)員朋友給與立即溝通交流意見反饋。如今能夠靈便運(yùn)用每日任務(wù)為自己上傳，真是太爽了！那樣不但會(huì)紀(jì)錄在日歷表中并且還會(huì)按設(shè)置手機(jī)上提示。
用友T+工作圈，手機(jī)實(shí)時(shí)查詢，異地也能隨時(shí)查詢公司庫存情況、財(cái)務(wù)情況以及業(yè)務(wù)員跟進(jìn)情況，輕松查看企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況。幫助企業(yè)提高溝通協(xié)作效率、簡(jiǎn)化工作流程、降低管理成本。更大的演出舞臺(tái)。
